Aufbewahrungspflicht: Akten rechtzeitig vernichten

Einer aktuellen Studie von Blitzarchiv zufolge gehen 76 Prozent der mittelst�ndischen Firmen davon aus, dass eine Vielzahl von Betrieben in Deutschland ihre Dokumente unn�tig lange aufheben. Dies liegt daran, dass die Unternehmen sich unsicher sind, wie lange die gesetzlichen Aufbewahrungspflichten sind und dar�ber hinaus gar nicht wissen, wie lange bestimmte Unterlagen schon im eigenen Archiv lagern.

Grunds�tzlich gilt, dass Unterlagen in der Regel entweder sechs oder zehn Jahre aufbewahrt werden m�ssen. Akten, die beispielsweise in 2013 archiviert wurden, m�ssen dementsprechend bis 2019 bzw. 2023 aufbewahrt werden. Um genau zu wissen, wie lange Gesch�ftsakten schon lagern oder gelagert werden m�ssen, r�t der Blitzarchiv-Gesch�ftsf�hrer Benedikt Steinmetz zu folgendem Vorgehen:

1. Akten sollten strikt nach Entstehungsjahr getrennt aufbewahrt werden.
2. Direkt bei der Einlagerung im Unternehmens- oder externen Archiv sollten die Akten zudem gleich mit der Aufbewahrungszeit bzw. mit dem Vernichtungsdatum gekennzeichnet werden.
3. Dokumente, die gesonderten Aufbewahrungsfristen unterliegen, sollten von den �brigen getrennt verwaltet werden.

Wer in seinem Aktenlager noch Dokumente seit 2003 oder �lter aufbewahrt, kann diese zum Jahresende vernichten, da die Aufbewahrungspflicht - bis auf einige Ausnahmen - erloschen ist", f�gt der Blitzarchiv- Gesch�ftsf�hrer hinzu. "Akten sollten rechtzeitig vernichtet werden, um den Datenschutzbestimmungen zu entsprechen und um die Nutzfl�che nicht unn�tig mit Aktenbergen zuzustellen. Ganz zu schweigen davon, dass in einem gro�en Aktenlager die Suche nach bestimmten Dokumenten sehr viel l�nger dauern w�rde." Zu den Dokumenten mit gesonderten Aufbewahrungsfristen geh�ren zum Beispiel Vertr�ge, die sich verl�ngern wie Mietvertr�ge, beh�rdliche Genehmigungen, Akten aus noch laufenden Verfahren, Baupl�ne und Gerichtsurteile oder einfach Dokumente, die f�r ein Unternehmen einen ideellen Wert haben oder bei denen gesonderte Branchenvorschriften (wie bspw. Patientenakten) zu beachten sind.

Von diesen Ausnahmen abgesehen kann man laut Steinmetz grunds�tzlich aufbewahrungspflichtige Dokumente in zwei Zeitr�ume einteilen. Zu den Unterlagen, die zehn Jahre aufbewahrt werden m�ssen, z�hlen u. a. Ausgangsrechnungen, Gehaltslisten, Bankbelege, Bewirtungsbelege, Eingangsrechnungen, Fahrtenb�cher, Gewinn- und Verlustrechnung (Jahresbilanz), Grundbuchausz�ge sowie Buchungsbelege und Steuererkl�rungen. Hingegen nur sechs Jahre aufbewahrt werden m�ssen Unterlagen wie B�rgschaften, Bestellungen, Gesch�ftsbriefe, Darlehensunterlagen, Kassenzettel, Geschenknachweise, Preislisten sowie Einfuhr- und Exportunterlagen.